Consideraciones previas
El 29 de mayo de 2007, la Universidad de Sevilla y la Fundación de Investigación de la Universidad de Sevilla, en adelante FIUS, suscribieron un Convenio marco de colaboración con la finalidad de atender los programas de asesoramiento, apoyo tecnológico, formación del personal, y proyectos de investigación, para la consecución de los objetivos de ambas instituciones.
Como resultado de ese acuerdo marco, se suscribe el primer acuerdo específico en relación con la gestión de los convenios, contratos y otras actividades contempladas en los artículos 68 y 83 de la Ley Orgánica de Universidades, y en el artículo 62 del Estatuto de la Universidad. Cualquiera de ellos será referido, en adelante, como proyecto.
Con el propósito de utilizar un procedimiento ágil para la comunidad universitaria, se establece el siguiente protocolo de funcionamiento de los proyectos a gestionar por FIUS.
Fundación de Investigación
de la Universidad de Sevilla
Apertura del proyecto
Los trámites para la apertura de un proyecto de investigación gestionado por FIUS se inician mediante la cumplimentación, por parte del Responsable del Proyecto, del Modelo de Solicitud de Formalización de Convenio o Contrato, documento en el que se recoge un resumen de la información científica, económica y de facturación mínima e indispensables para la apertura del proyecto (Solicitud de formalización, ver Formularios).
Este formulario deberá ser firmado por el Responsable del Proyecto y enviado por correo electrónico a fius@us.es, y por correo interno a la dirección postal de la Fundación, con carácter obligatoriamente previo al comienzo de la ejecución del trabajo.
Junto con el formulario, se anexará un borrador de modelo de Convenio o Contrato a suscribir entre FIUS y la empresa financiadora del proyecto, las cláusulas establecidas en este borrador sólo podrán ser modificadas o renegociadas por FIUS con la empresa financiadora del proyecto (Borrador contratos, ver Formularios).
En cualquier proyecto que se origine de una subcontratación dentro de una convocatoria de fondos públicos, sea cual sea su origen, se informará a FIUS del presupuesto presentado tanto a la entidad subcontratante como al organismo financiador, siendo necesario en cualquiera de los casos solicitar autorización a FIUS de cualquier modificación que se produzca en el mismo.
En el supuesto de colaboraciones que, por su naturaleza, pudieran originar una relación continuada en el tiempo que pueda motivar la existencia de varios convenios de colaboración, se podrá establecer un convenio marco de carácter general, que ampare dichas colaboraciones puntuales o sectoriales en base a dicho convenio marco (Ver formularios).
En estos trámites iniciales FIUS se encargará del visado del Vº Bº del Vicerrector competente por razón de la materia, siendo firmados a su vez por el Director General de FIUS, y remitiendo el contrato a la entidad financiadora para su firma.
Una vez recepcionado el contrato firmado por la totalidad de las partes intervinientes, FIUS asignará un Código de Proyecto (CP) y un Código de Grupo de Trabajo (CGT), que se indicarán en la parte superior derecha de la solicitud de formalización de convenio o contrato, enviándose copia por correo interno al Responsable del Proyecto.
En función de los miembros que constituyan el equipo o grupo de trabajo, a la documentación inicial deberá acompañarse la siguiente documentación:
- Personal Docente e Investigador (PDI): La autorización al amparo de los artículos 68 y 83 de la LOU se considera ya otorgada con la firma, por parte del Vicerrector competente, en la solicitud de formalización de convenio o contrato (Ver Formularios). Para futuras incorporaciones de PDI utilizar el formulario de incremento o cambio de equipo PDI (Ver formularios).
- Personal de Administración y Servicios (PAS): Autorización por parte de la Gerencia de la Universidad de Sevilla (Solicitud de compatibilidad, ver formularios), así como formulario de incremento o cambio de equipo PAS, ver formularios.
- Becarios: Ir al apartado Becas
- Contratados laborales: Ir al apartado Contratos laborales
Pagos corrientes
Todos los pagos que se deseen realizar con cargo al proyecto en curso, se gestionarán directamente por FIUS, previa solicitud del Responsable del Proyecto a través del Impreso Orden de Pago (ver formularios). Aquellos pagos relacionados con la adquisición de bienes, suministro y servicios y realización de obras que superen los 15.000€ deberán seguir el procedimiento de contratación definido en el perfil del contratante de la web de FIUS. Por último, aquellos proyectos que tengan acotadas las distintas partidas del presupuesto, sólo podrán realizar pagos que respeten el presupuesto original.
Todos los pagos se realizarán mediante transferencia bancaria indicada en el impreso OP, siendo para ello necesario que el proyecto disponga de liquidez en los importes solicitados. No se atenderán órdenes de pago sin el correspondiente saldo positivo en el proyecto. Por parte de FIUS se garantiza el pago solicitado por el Responsable del Proyecto, en un plazo máximo de 10 días laborables.
Los gastos que no necesiten de una autorización previa por parte de FIUS y que dispongan de saldo suficiente en el proyecto deben ser comunicados a la mayor brevedad a través de la orden de pago para poder ser registrados en los sistemas y declarado convenientemente. Por ello, las facturas deben ser entregadas en FIUS preferentemente en un plazo de inferior a un mes. Las facturas con una antigüedad superior a los dos meses deberán ser anuladas y re-emitidas en una fecha próxima a la orden de pago.
Compra de material inventariable: Tendrán tal consideración los así denominados en las Instrucciones de Inventario de la Universidad de Sevilla.
Deben incluirse obligatoriamente en el inventario, con independencia de su precio:
- Mobiliario y enseres de oficina: mesas, sillas, estanterías, fax.
- Material audiovisual: máquinas fotográficas, televisores, reproductor/grabador de imagen y sonido.
- Material informático: pantallas, ordenadores, impresoras y scanner.
En caso de duda sobre la obligación de inventariar se recomienda consultar a FIUS.
Para la tramitación del pago de material calificable de inventariable se debe entregar la siguiente documentación:
- Orden de pago (debidamente cumplimentada según el modelo normalizado)
- Factura
- Documento de la US de alta de inventario cumplimentado por el departamento al que pertenece cada compra, firmado digitalmente.
Para su adquisición se precisará anexar al Impreso OP (ver formularios), la factura emitida por el proveedor a nombre de FIUS y la correspondiente hoja de inventario de la US.
Compra de material fungible: Serán los no considerados como inventariables. Para su adquisición, será tan sólo necesaria adjuntar la factura a nombre de FIUS.
Gastos de viaje/dietas: Los miembros del Personal Docente e Investigador (PDI) que realicen desplazamientos por motivos del proyecto deberán aportar: 1) Orden de pago debidamente cumplimentada y firmada por el responsable del gasto; 2) la correspondiente comisión de servicios original donde se debe indicar el medio de locomoción empleado. A esta documentación le debe acompañar: factura de alojamiento, billetes de tren, autobús, avión, tickets o facturas de comidas…. Se adjunta documentación fiscalizada de los gastos de viajes solicitados.
Gastos de viaje/dietas: El personal Becario o Personal laboral contratado por FIUS que realicen desplazamientos por motivos del proyecto deberán aportar: 1) Orden de pago debidamente cumplimentada y firmada por el responsable del gasto; 2) la correspondiente comisión de servicios original donde se debe indicar el medio de locomoción empleado; 3) cumplimentando asimismo el formulario de liquidación de dietas firmado por el interesado, con el Vº Bº del Responsable del Proyecto. A esta liquidación de dietas le debe acompañar: factura de alojamiento original, billetes de tren, autobús, avión…
Servicios externos: Se abonarán previa presentación de la factura correspondiente a nombre de FIUS.
Beca: Ir al apartado Becas.
Gratificación equipo de trabajo: Son los pagos realizados a favor del personal (PDI o PAS). Se tramitarán mediante la oportuna solicitud. A la cantidad total se le detraerá, el porcentaje legalmente establecido para rendimientos del trabajo personal en el IRPF (15% actualmente en vigor).
Gastos FIUS 10%: Del importe neto del presupuesto, FIUS repercutirá un 10% al proyecto en concepto de gastos de gestión.
No se atenderán órdenes de pago con cargo a los proyectos hasta que no exista liquidez en el proyecto en cuestión. En este sentido recomendamos que el investigador responsable negocie la forma de pago de los proyectos de forma que sea acorde con la planificación del gasto. De esta forma, por regla general, la FIUS no concederá anticipos.
Facturación
FIUS se encargarán de la emisión de las facturas y cobro de los proyectos encomendados a su gestión, siendo necesario para ello la solicitud previa del Responsable del Proyecto a través del modelo de solicitud de emisión de factura.
Los gastos de gestión se cargarán por parte de la Fundación de manera simultánea a cada ingreso que se produzca por parte de la entidad financiadora de las facturas emitidas.
FORMULARIOS
DESPLEGAR PARA ACCEDER A LOS FORMULARIOS